11 Consigli per il Trasporto e la Conservazione dei Campioni per Test Clinici

Il personale addetto al trasporto di campioni e al trasporto deve avere familiarità con i tipi e le quantità di campioni dell'ospedale, i tipi e i metodi di trasporto e rispettare le leggi e i regolamenti pertinenti sul trasferimento e lo stoccaggio dei campioni.
Il personale addetto al trasporto deve mantenere una formazione e una valutazione stabili e regolarmente riviste sulle conoscenze relative al trasporto dei campioni.
I laboratori devono stabilire i requisiti per l'imballaggio dei campioni e le tempistiche di trasporto.
Quando si trasportano materiali infettivi al di fuori dell'ospedale, l'imballaggio dei campioni e il trasporto sicuro devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti nazionali e locali pertinenti.
I laboratori devono monitorare e gestire la temperatura, il tempo e il percorso durante il trasporto dei campioni.
I laboratori devono stabilire standard e procedure per l'accettazione e il rifiuto dei campioni e tenere registri di accettazione e rifiuto dei campioni.
I sistemi logistici automatizzati devono essere valutati regolarmente. Quando necessario,campioni  tipi e voci di test non adatti ai sistemi logistici automatizzati devono essere specificati.

I laboratori devono stabilire un limite di tempo per la conservazione dei campioni clinici e una procedura per la gestione dei campioni scartati.
I laboratori devono stabilire un sistema di monitoraggio e gestione a ciclo chiuso per i campioni digitalizzati, inclusi i processi di applicazione, raccolta, consegna, informatizzazione, revisione, rilascio, stampa e distruzione.
I laboratori devono stabilire procedure di risposta alle emergenze per incidenti come fuoriuscite di campioni e perdita di campioni. I laboratori devono integrare i requisiti di gestione per il trasporto e lo stoccaggio dei campioni all'interno dei loro sistemi di gestione della qualità esistenti.

Classificazione dei campioni e regolamenti sul trasporto
I tipi di campioni clinici includono sangue, urina, feci, liquido cerebrospinale, tamponi nasali/faringei e tessuto patologico. Il sangue è il più comune, rappresentando circa l'80%. In base all'urgenza del test, i campioni possono essere classificati come canale verde, emergenza e routine. In base alla posizione dell'ospedale, i trasferimenti possono essere suddivisi in trasferimenti intra-ospedalieri e inter-ospedalieri, che sono ulteriormente classificati come trasferimenti inter-ospedalieri e trasferimenti di campioni commissionati.
I campioni confermati o sospettati di essere microrganismi, batteri o virus altamente patogeni devono essere trasportati con i relativi permessi in conformità con i "Regolamenti sul trasporto di microrganismi, batteri o virus altamente patogeni che possono infettare gli esseri umani."
La gestione dell'ingresso e dell'uscita di articoli speciali come microrganismi, tessuti umani, prodotti biologici, sangue e suoi derivati è regolata dai "Regolamenti sulla gestione della quarantena sanitaria dell'ingresso e dell'uscita di articoli speciali", emessi dall'Amministrazione generale della supervisione della qualità, dell'ispezione e della quarantena (AQSIQ) Ordine n. 160.

Qualifiche e formazione del personale addetto al trasporto
Per garantire che il processo di trasporto non influisca sui risultati dei test, che i campioni vengano consegnati al laboratorio in modo tempestivo e che la sicurezza sia mantenuta durante il trasporto, nonché la capacità di avviare misure di risposta alle emergenze in caso di incidente, il personale addetto al trasporto deve essere relativamente fisso e regolarmente formato (vedere il testo originale per i dettagli).
Poiché il metodo e i tempi di trasporto dei campioni possono essere influenzati da vari fattori, che possono portare a errori nei risultati dei test, il personale addetto al trasporto deve ricevere una formazione professionale pertinente per padroneggiare i metodi di conservazione e trasporto. Devono superare la valutazione pertinente prima di assumere le proprie funzioni e ricevere una formazione annuale regolare.

Requisiti di imballaggio e limiti di tempo per i campioni trasportati
Quando si trasportano campioni di laboratorio clinico all'interno dell'ospedale, devono essere imballati in sacchetti per campioni con etichette di rischio biologico per prevenire la contaminazione di altri campioni e contenitori di trasporto attraverso perdite. I campioni non ematici devono essere imballati singolarmente in sacchetti per campioni. I sacchetti per campioni devono essere etichettati con un codice a barre che indica la persona che esegue l'imballaggio, l'ora dell'imballaggio e il numero di campioni. I sacchetti per campioni devono essere collocati in apposite scatole per il trasporto dei campioni.
I campioni devono essere trasportati in apposite scatole di trasporto che mantengono una temperatura stabile. All'interno della scatola di trasporto devono essere posizionati appositi fissaggi o imbottiture per ridurre al minimo i danni meccanici durante il trasporto o per mitigare gli effetti delle vibrazioni e delle fluttuazioni di pressione (come quelle causate da incidenti stradali durante il trasporto).
Il laboratorio deve stabilire la documentazione che specifica le specifiche della scatola di trasporto dei campioni, i contenuti di stoccaggio interni, le misure di prevenzione delle fuoriuscite, l'etichettatura esterna e le persone di contatto. I metodi di pretrattamento e i tempi di stabilizzazione variano a seconda delle diverse voci di test. Per il trasporto a lunga distanza, come ad esempio tra campus, il pretrattamento viene generalmente eseguito dal raccoglitore.

Consegna e accettazione dei campioni trasportati
Prima del trasporto dei campioni, il raccoglitore deve rivedere le istruzioni mediche, ispezionare la qualità dei campioni e verificare il numero di campioni prima di consegnarli al trasportatore. I dettagli della consegna devono includere l'ora di consegna, la temperatura di consegna, il numero di campioni e l'integrità dei campioni. Il luogo di consegna deve soddisfare i requisiti di biosicurezza. Se i campioni non possono essere inviati per i test tempestivamente, devono essere temporaneamente conservati in ambienti e condizioni di conservazione appropriati.

Per il trasporto manuale, si raccomanda il monitoraggio in tempo reale dell'ambiente di trasporto, inclusi temperatura, tempo, percorso e posizione. Per garantire un trasporto sicuro, gli ospedali impiegano personale dedicato per la gestione del trasporto, utilizzano contenitori sigillati per il trasporto, mantengono percorsi fissi e implementano una rigorosa registrazione della consegna, registrando l'ora e il personale coinvolto. Inoltre, hanno misure di emergenza in atto per prevenire la contaminazione.

Durante il trasporto, le provette devono essere tenute in posizione verticale per ridurre al minimo scuotimenti e vibrazioni, prevenire fuoriuscite e contaminazioni e mantenere la biosicurezza. Se è necessario un modulo di richiesta di test cartaceo, deve essere consegnato con i campioni per prevenire la contaminazione. Il personale addetto al trasporto deve verificare che la quantità di campioni corrisponda all'elenco di ispezione, che non ci siano perdite di campioni e che i campioni vengano consegnati in modo sicuro a destinazione in contenitori sigillati.

Quando le agenzie di test di terze parti trasportano campioni tra città, devono stabilire un sistema di gestione per garantire l'integrità e la sicurezza delle attrezzature di trasporto, inclusi metodi di trasporto, apparecchiature di controllo della temperatura, risorse umane, contenitori per campioni e dispositivi di protezione. I droni possono essere utilizzati per il trasporto di campioni quando necessario.

I laboratori possono definire i criteri di accettazione e rifiuto per vari tipi di campioni in base alla metodologia e ad altre informazioni. All'arrivo in laboratorio, i campioni devono essere prontamente ispezionati e accettati e confermati al ricevimento. I criteri di ispezione e accettazione includono informazioni complete sull'applicazione, tipo di campione corretto, quantità di campione appropriata e consegna tempestiva. Registrare tutti i campioni ricevuti, inclusi il destinatario, la data e l'ora di ricezione. Quando durante l'accettazione vengono trovati campioni non qualificati, devono essere registrati e gestiti in base al processo di gestione dei campioni non qualificati.

Requisiti per i sistemi logistici automatizzati

I comuni sistemi di trasmissione logistica ospedaliera includono sistemi di trasmissione a tubi pneumatici medici, sistemi di trasmissione logistica di tipo ferroviario, sistemi di trasmissione a veicoli a guida automatica, sistemi di trasmissione a monorotaia elevati, sistemi di trasmissione aerea, sistemi di smistamento di provette per la raccolta del sangue intelligenti completamente automatici, ecc.

La valutazione dell'impatto dei risultati, la valutazione della biosicurezza, la valutazione dei rischi di qualità e la valutazione dell'efficienza operativa devono essere condotte sui sistemi logistici automatizzati (vedere il testo originale per i dettagli).

Le opportunità di valutazione delle applicazioni includono:

(1) Quando si installa o si sostituisce un nuovo sistema logistico automatizzato;

(2) Quando la posizione, la distanza, il piano, ecc. del sistema logistico automatizzato vengono modificati;

(3) Il laboratorio formula un ciclo di valutazione basato sull'utilizzo.

L'operatore principale del sistema logistico automatizzato deve seguire una formazione speciale e deve essere autorizzato dal responsabile del laboratorio (vedere il testo originale per i dettagli del contenuto della formazione).

Stabilire un piano di emergenza per i guasti del sistema logistico automatizzato in modo che, in caso di guasto del sistema logistico automatizzato, possa essere gestito correttamente o possa essere adottato un metodo alternativo.

Conservazione dei campioni
La conservazione dei campioni include la conservazione temporanea per i campioni che il reparto di raccolta non riesce a consegnare al laboratorio di analisi in modo tempestivo, nonché la conservazione post-test. Per la conservazione temporanea, i campioni devono essere collocati all'interno della visibilità del personale o monitorati per prevenire perdite o dimenticanze. Si raccomanda di bloccare le scatole di conservazione e renderle accessibili solo al personale autorizzato. Alcuni campioni devono essere pre-processati o conservati in frigorifero. I campioni grezzi dopo il test devono essere ordinati, datati e sigillati e conservati in aree separate e refrigerate per la revisione e la verifica in caso di controversie o ricorsi. I periodi di conservazione specifici possono essere determinati dal laboratorio in base allo spazio, alle strutture e alle esigenze.

Se un laboratorio risulta positivo per microrganismi altamente patogeni come il virus dell'immunodeficienza umana, i campioni devono essere trasferiti al CDC locale per l'elaborazione. Salvo diversa indicazione dei risultati dei test, i campioni testati devono essere smaltiti come rifiuti medici dopo il periodo di conservazione specificato. Se i campioni vengono conservati per la ricerca, devono essere gestiti come campioni di ricerca e devono essere approvati dal comitato etico dell'ospedale.

Tracciamento e monitoraggio del processo di trasporto
Per rintracciare la posizione dei campioni, il numero di campioni, la data e l'ora, il trasportatore e il metodo di trasporto per ogni trasferimento devono essere registrati. È possibile rintracciare il numero e le informazioni dettagliate di ogni trasferimento. L'applicazione del controllo della sequenza temporale all'intero processo di laboratorio fornisce ai responsabili dati efficaci per il monitoraggio e l'analisi dei tempi di flusso. Le sequenze temporali controllabili all'interno del processo di laboratorio includono: richiesta di test, raccolta dei campioni, consegna tra infermieristica e logistica, ricevimento in laboratorio, firma da parte di vari team professionali, test a bordo, completamento del test, revisione dei risultati, rilascio dei risultati, interrogazione o stampa del rapporto e distruzione dei campioni.

Gli avvisi possono essere impostati in ogni nodo o per passaggi specifici per indicare i requisiti della sequenza temporale per il trasporto. In caso di emergenza, vengono forniti avvisi in tempo reale per ogni fase, inclusi l'emissione dell'ordine, la raccolta dei campioni, il trasporto post-raccolta e il ricevimento in laboratorio. In caso di risultati di valori critici, vengono forniti avvisi per ogni fase, inclusi la trasmissione dello strumento, la revisione dei risultati, la consegna del rapporto e la revisione dei risultati clinici.

Risposta alle emergenze in caso di incidenti durante il trasporto
Durante il trasporto deve essere fornito un kit per fuoriuscite, inclusi sacchi per rifiuti medici, garze, guanti medici, pinzette usa e getta e salviette disinfettanti. Gli incidenti durante il trasporto includono principalmente fuoriuscite di campioni e perdita di campioni. I laboratori devono stabilire procedure per la gestione delle fuoriuscite di sangue (o fluidi corporei). In caso di una piccola quantità di fuoriuscita di sangue (o fluidi corporei) (<10 ml), utilizzare un sacco per fuoriuscite e adottare misure di protezione personale, inclusi guanti e, se necessario, indumenti protettivi, protezione per gli occhi e occhiali protettivi. Coprire l'area contaminata con un panno o un tovagliolo di carta, assorbire il sangue (o i fluidi corporei) e metterlo in un sacco della spazzatura giallo. Pulire dall'esterno verso l'interno con salviette disinfettanti fino a quando non è visibile sangue (o fluidi corporei) ad occhio nudo. Cambiare i guanti. Pulire dall'esterno verso l'interno con salviette disinfettanti, inumidirle e lasciarle asciugare naturalmente per 2-3 minuti. Rimuovere i guanti, eseguire l'igiene delle mani e registrare il processo di gestione. I campioni non qualificati a causa di fuoriuscite, perdita di temperatura, ritardi di tempo, ecc. devono essere registrati e segnalati tempestivamente.